Pourquoi est-il indispensable de gérer son répertoire ?
“Je suis certaine de pouvoir retrouver son numéro, il m’a appelée hier entre 10h et 10h45, je sortais du bureau de Didier, mais je filais à la conf de 11h. J’ai pas enregistré son tel, mais je t’assure que je vais le retrouver. Je te trouve ça.”
Que ceux qui n’ont jamais assisté à - ou vécu - cette scène lèvent la main !
Bien sûr que cela arrive d’oublier d’enregistrer le numéro du mec super sympa - comment il a eu mon 06 d’ailleurs ? - qui doit vous fournir LA solution à un problème qui vous mine depuis deux semaines.
Se retrouver comme une cruche face à son téléphone en ne sachant pas quel numéro composer est un comble pour une assistante de direction. Surtout quand il s’agit d’un contact qu’elle est supposée détenir.
J’enregistre quasi systématiquement tous les contacts en prenant soin de bien les identifier. Parce que dans 4 ans, vous n’allez pas vous souvenir de “Martine S.” si vous n’avez pris soin de noter sa fonction et le nom de l’entreprise pour laquelle elle travaillait.
Il m’est arrivé une petite aventure qui n’a fait que confirmer l’importance de tenir à jour ses contacts, sur son téléphone ou sur son ordinateur.
J’assurais une mission de remplacement et la jeune femme, que je remplaçais, devait sans doute avoir une activité personnelle - très personnelle - avec le téléphone professionnel. C’est donc avec un grand sourire qu’elle m’annonce avoir tout réinitialiser et “t’inquiète, je t’ai mis tous les numéros dont tu auras besoin”.
Quelle ne fut ma surprise en découvrant des Cindy, Jöel, Valérie et bien d’autres sans précision de fonction ou identification d’entreprise, sans compter les grands absents : l’expert-comptable, la community manager et autres personnes très importantes dont je devais obligatoirement avoir le numéro.
Certes, j’ai fait, comme à mon habitude… trouver une solution, non sans un certain agacement, car la perte de temps était évidente !
S’il existe un répertoire sur votre ordinateur ou sur votre téléphone, il y a une raison à cela ! Une raison purement pratique.
Ayez aussi pitié de votre cerveau ! À moins que vous ne soyez en pleine préparation de Questions pour un Champion, fan de Sudoku ou Boss de la belote, bref dans l’obligation de travailler votre mémoire, nul besoin d’apprendre par cœur tous les numéros.
Le répertoire est là pour cela !
